Kakšni so v resnici stroški kadrovanja?

Veliko kadrovskih strokovnjakov ter managerjev v tem kontekstu največkrat omenja visoke stroške HR agencij ter oglaševanja. Zanemarljivi niso tudi stroški plač kadrovikov znotraj podjetja. Vendar ali  je to resnično vse? Vsekakor ne.

Večina podjetij napačno ocenjuje stroške kadrovanja – nekateri kar za 90% podcenijo realno stanje. Napačno razumevanje tega segmenta lahko vodi v napačne odločitve, še posebej, ko se podjetje odloči zmanjšati te stroške, kar pa lahko rezultira celo v povečanju le-teh. V nadaljevanju si poglejmo, kateri  dejavniki resnično vplivajo na stroške kadrovanja in kako jih lahko podjetje optimizira.

Fiksni stroški

Nobena zunanja pomoč na področju kadrovanja ni brezplačna, to je dejstvo. Če vzamemo pod drobnogled kadrovske agencije, se zneski kadrovanja načeloma vrtijo okoli 15% – 25% letne bruto plače izbranega kandidata oz. so lahko te številke še višje, če gre za top management zaposlitvene profile v večjih podjetjih.

Ko pa se podjetje samo ukvarja s kadrovanjem, pa je potrebno upoštevati tudi stroške oglaševanja prostih delovnih mest ter blagovne znamke delodajalca, različne licence in naročnine na aplikacije s področja HR-ja (predvsem za grajenje baz kandidatov ter managiranja le-teh). Poleg tega so tu še stroški predstavitev na dogodkih/sejmih in seveda kot že prej omenjeno stroški »in-house« rekruterjev.

Tipična odločitev vodij, ki želijo zmanjšati stroške na področju kadrovanja, je, da prekinejo sodelovanje z zunanjimi agencijami ter zaposlijo interne rekruterje. Na tak način na prvi pogled dejansko prihranijo nekaj denarja (če primerjamo stroške agencije ter stroške mesečne plače interno zaposlenega). Kljub temu se pri tovrstnih odločitvah ne gre prenagliti. Zakaj?

Zadnje raziskave kažejo, da več kot 70% »in-house« rešitev na področju HR-ja ne prinese zadovoljivih rezultatov. Še več. Kadar interni proces rekrutinga ne uspe (iz takšnih in drugačnih razlogov) doseči zastavljenih ciljev, podjetje na koncu vseeno potrebuje zunanjo pomoč pri iskanju in selekciji ustreznih kadrov. V tem primeru začetni stroški poskočijo.

V zagovor internim rekruterjem je potrebno zapisati, da je večino časa razlog v njihovi delovni preobremenjenosti in dejstvu, da se kandidati internemu rekruterju pogosto ne odzovejo zaradi slabega “renomeja” podjetja (ki pa je velikokrat krivično osnovano).

Okvirni stroški uspešnega rekrutiranja (kot ga povečini vidijo podjetja)

Poglejmo si primer podjetja, ki išče novega (operativno-vodstvenega) člana svoje ekipe. Predvidena letna bruto plača novega zaposlenega je npr. 40.000 €. Na voljo so trije scenariji:

  • Če kandidata najde kadrovska agencija, znaša povprečni strošek kadrovanja za tovrstne zaposlitvene profile npr. okoli 15% – 25% letne bruto plače novega zaposlenega (zneski se povečini razlikujejo glede na način iskanja: direktni/indirektni).
  • Če kandidata najde interni rekruter (in je le-ta kompetenten samo za rekrutiranje operativnih funkcij), znaša povprečni strošek recimo okoli 5.600 €. To je približno 14% letno bruto plače novega zaposlenega,  pri čemer je potrebno upoštevati dejstvo, da sam postopek traja približno tri mesece. Upoštevali smo torej vsaj 1/3 mesečne plače rekruterja in ostale stroške, ki nastanejo v času selekcijskega postopka – oglaševanje prostega delovnega mesta, časovna obremenjenost zaradi fokusa na več selekcijskih postopkov hkrati, izguba, ki nastane zaradi »praznega stola«, ipd.).
  • v primeru, da kandidata najde interni rekruter v sodelovanju z agencijo, pa je strošek načeloma nekje vmes med prvo in drugo opcijo.

Kot že omenjeno, tako stroške vidi večina podjetij (zneski so lahko višji ali pa tudi nižji). Ko je le-te potrebno zmanjšati, večina poseže po kompletnem outsourcingu kadrovske funkcije ali obratno – vse dejavnosti prestavi v okvir in-house rešitev. Ampak ali je to res najboljša rešitev?

Časovni okvir rekrutiranja

Večina podjetij se osredotoča na čas, ki je potreben za zaposlitev neke nove osebe, toda popolnoma zanemari finančne stroške, ki nastanejo v okviru tega procesa. Povprečni čas, od začetka iskanja do podpisa nove zaposlitvene pogodbe, je okoli 10 – 12 tednov. Seveda je pomembno upoštevati razlog, zakaj se podjetje odloči razpisati prosto delovno mesto, ampak v večini primerov se v tem času zagotovo zmanjša produktivnost, bodisi ker na tej poziciji ni nikogar, bodisi odgovornosti v tem času prevzame nekdo drug (manj kompetentna oseba, zunanji sodelavec ali mogoče celo manager – ki poleg strateških začasno prevzame še operativne naloge).

Vsi ti dejavniki imajo vpliv na stroške. V kolikor se zgodi, da selekcijski postopek ne zagotovi zadovoljive rešitve, se zneski še povečajo. Na tem mestu je potrebno poudariti, da večina in-house rekruterskih ekip potrebuje povprečno malo več časa kot dobre kadrovske agencije, ker načeloma podjetja nimajo široke baze kandidatov ali specifičnih kontaktov v industriji. Vse to konkretno vpliva na stroškovne okvire kadrovanja.

Obstajajo načini za optimizacijo teh stroškov? Seveda obstajajo.

Naj jih omenimo samo nekaj.

Iz reaktivnega v proaktivni model

Prva stvar, ki bi jo lahko kadrovske službe v podjetjih naredile, je transformacija reaktivnega modela procesa rekrutiranja v proaktivnega. Kaj to dejansko pomeni? To pomeni, da se podjetje osredotoči na iskanje talentov/strokovnjakov še preden imajo na voljo prosta delovna mesta. Samo ta ukrep lahko skrajša čas dejanske rekrutacije za kar 3-4 tedne ter pozitivno vpliva na prihranke v okviru kadrovskih procesov.

Ste se kdaj vprašali, koliko stane izgubljen čas, ki ga poleg kadrovske službe v času selekcijskega postopka porabi management? Specifikacija delovnih nalog, pregled CV-jev potencialnih kandidatov, razgovori. In glede na to, da je po navadi več kot 50% ponudb za zaposlitev s strani kandidatov zavrnjenih, se proces iskanja ponavlja dokler se ne najde rešitev.

Povečanje ravni kvalitete izbranih kandidatov

Kot že rečeno, večina rekrutacijskih aktivnostih v podjetjih temelji na reaktivnem modelu, torej se išče kandidate šele takrat, ko se pojavi potreba po njih. V tem primeru je seveda pomembno, da se »kadrovska vrzel« čimprej zapolni, zato se posega po rešitvah, ki zagotavljajo najhitrejše rezultate, kar pa ne pomeni nujno tudi najboljših. Fokus je v tem primeru na kandidatih, ki že aktivno iščejo priložnosti.

Toda zadnje raziskave so pokazale, da ta skupina kandidatov predstavlja le dobrih 20% »bazena« vseh potencialnih kvalificiranih kandidatov na trgu. In še to – če bi želeli dostopati do vseh njih, bi potrebovali dostop do popolnoma vseh podatkovnih baz, se povezati z vsemi agencijami ter oglaševalskimi mediji. Realno podjetja v povprečju torej dostopajo do manj kot 10% vseh potencialnih kandidatov, ki so primerni za razpisano delovno mesto – v kolikor kandidate nagovarjajo z oglasi, bazami ipd.

Pri direktnem iskanju in selekciji je podatek drugačen, zato ne nasedajte agencijam, ki vam šele po pregledu baz kandidatov obljubljajo “headhunting”, kajti če selekcijskega postopka ne izvajajo izključno na metodi “headhuntinga”, potem vam predstavijo le najboljše kandidate iz nabora, ki obsega največ 10% potencialnih kandidatov. In ta omejen dostop ter povečini fokus samo na ljudi, ki iz takšnih ali drugačnih razlogov potrebujejo ali si želijo novo zaposlitev, ima dramatičen vpliv na kvaliteto končne izbire.

Omogočiti boljšo »kulturno sinergijo« s potencialnimi kandidati

To temo smo sicer obdelali že v enem izmed prejšnjih objav, ampak je ponovno potrebno poudariti dejstvo, da približno polovica novih zaposlenih zapusti svojega delodajalca v prvih 12 – ih mesecih. Razlog je popolnoma preprost – v času rekrutacijskega procesa podjetje s kandidatom ne vzpostavi dovolj dobre »kulturne« sinergije oz. povedano drugače – kandidat šele ob nastopu zaposlitve dobi priložnost, da preveri ali sovpada z organizacijsko kulturo novega delodajalca ali ne. Morebitni pomisleki pa se pojavijo zaradi pritiskov, ker ni jasno opredeljeno, kaj konkretno se od koga pričakuje. In to je narobe. Res narobe.

Bolj kvalitetna pogajanja ob zaključevanju selekcijskega postopka

Na koncu bi izpostavili še eno stvar, na katero marsikdo sploh ne pomisli, in sicer pogajanja. Na splošno kadroviki nimajo izrazitih pogajalskih veščin (obstajajo sicer izjeme) in dejstvo je, da bodo kandidati vedno imeli določena finančna pričakovanja. V kolikor le-ti aktivno ne iščejo nove zaposlitve in jih novi delodajalci (posebej kakšna priznana podjetja z visokim renomejem) »snubijo« s konkurenčnimi ponudbami, je poslovno higienično, da so finančna pričakovanja kandidatov vsaj 20% višja od obstoječih.

Resnične podatke o trenutnem finančnem paketu pa kandidati le redko predstavijo, zato lahko podjetje pri »ekspresnem« rekrutiranju spregleda precej »opozorilnih« znakov in selekcijski postopek konča z izjemno dragim (a ne najboljšim) kandidatom. Tovrstnim situacijam se je najlažje izogniti s tem, da selekcijski intervju izvedejo zunanji strokovnjaki, ki so seznanjeni s stanjem plač na trgu, zato lahko lažje ocenijo nekoga, ki podaja nerealne informacije. Hkrati pa ne pozabimo na to, da če delujete v izredno dobro stoječem podjetju, kandidati ob vašem povabilu lahko dokaj hitro ugotovijo nivo plač v vašem podjetju in če so dobri, iztržijo več kot bi iztržili v primeru pogajanj z zunanjim svetovalcem.

Vzemimo za primer Jožeta, ki je odličen in izjemno uspešen komercialist na terenu in sedaj skupaj z bonusom zasluži letno cca. 50.000€ bruto. Če ga v svoje vrste povabi npr. Microsoft (ali kakšno drugo svetovno znano podjetje), bodo njegova pričakovanja na razgovoru zagotovo višja kot če ga k sodelovanju povabi samostojna podjetnica Micka Novak (Micka Novak s.p.). Jože pa je pripravljen menjati delodajalca zato, ker je trenutno nezadovoljen s svojim trenutnim šefom.

Če Jožeta vpraša po pričakovanjih Micka, bo njegov odgovor 60.000€, če ga npr. vpraša rekruter iz Microsofta, bo njegov odgovor minimalno 70.000€, v kolikor pa ga na pravilen način vpraša zunanji (agencijski) rekruter  pa bo njegov odgovor: »Sedaj zaslužim 50.000€, manj kot to me ne zanima, mi je pa zelo pomembno, kdo bo moj šef in kakšne bodo moje odgovornosti.«

Ste opazili razliko?

Bodite pozorni, da v kolikor uporabljate zunanjega rekruterja, le-ta samo zato, da bi privabil najboljšega na pogovor, ne uporablja zgolj vašega imena, ker potem ste na istem, kot če bi to počeli sami. Nikoli ne boste vedeli ali se vam je sodelavec pridružil zaradi imena, plače ali zato, ker se je z vašim podjetjem resnično poistovetil. Potem pa smo zopet v začaranem krogu, ko kandidat po enem letu odide delat drugam in ga obtožimo da »se je bolje prodal«.

Seveda, ker sami to dopuščamo!

Če povzamemo – resnični stroški rekrutiranja se ne odražajo samo v tem, koliko podjetje plačuje svoje rekruterje, agencijo in zaposlitvene oglase. Obstajajo še ti. »skriti stroški«, ki jih je potrebno upoštevati ne glede na to, ali se selekcijski postopki odvijajo izven ali znotraj kadrovske službe v neki organizaciji. In če se jih ne obravnava na pravilen način, lahko stroške kadrovanja poženejo v višave. Vsaka rešitev ni primerna za vsako podjetje, zato je potrebno pristopiti k problemu na strateški način in kadrovski funkciji v podjetju pripisati še večjo (funkcijsko in stroškovno) vlogo.